Wybór biura to kluczowa decyzja dla każdej firmy. To nie tylko miejsce pracy, ale także przestrzeń wpływająca na efektywność zespołu, wizerunek firmy i komfort codziennego funkcjonowania pracowników. Wiele firm popełnia jednak błędy, które mogą skutkować nie tylko wyższymi kosztami, ale również spadkiem produktywności czy problemami organizacyjnymi. Jak ich uniknąć? Oto pięć najczęściej popełnianych błędów przy wyborze biura i tipy, by ich uniknąć.
Wielu przedsiębiorców skupia się głównie na estetyce biura, zapominając o jego funkcjonalności. Nie każde nowoczesne biuro będzie odpowiednie dla Twojego biznesu. Często zdarza się, że przestrzeń nie wspiera efektywnej pracy zespołu – brakuje wyraźnego podziału na strefy pracy cichej i zespołowej, a niewłaściwe oświetlenie czy słaba akustyka wpływają na komfort pracowników.
Przykładem może być firma technologiczna, która zdecydowała się na biuro typu open space, wierząc, że poprawi to komunikację w zespole. W rzeczywistości jednak nadmierny hałas obniżył koncentrację programistów, co wpłynęło na spadek ich efektywności. Konieczne były kosztowne zmiany, takie jak budki akustyczne i panele dźwiękochłonne.
Dlatego warto wybierać przestrzenie, które oferują elastyczność w aranżacji wnętrza, tak by można je było dostosować do specyfiki działalności i potrzeb zespołu. Nowoczesne biura dają możliwość dostosowania układu pomieszczeń oraz wystroju wnętrz, co pozwala uniknąć kosztownych zmian.
Często decyzja o wynajmie biura jest podejmowana na podstawie atrakcyjnej ceny lub prestiżowego adresu, bez uwzględnienia codziennych potrzeb zespołu. Zbyt duża odległość od centrum, problemy z dojazdem czy brak udogodnień w okolicy mogą negatywnie wpłynąć na satysfakcję pracowników i klientów.
Dobrym przykładem jest firma consultingowa, która skusiła się na tańszą przestrzeń na peryferiach miasta. Niestety, długi czas dojazdu sprawił, że pracownicy zaczęli szukać innych miejsc pracy, a klienci rzadziej odwiedzali biuro. Ostatecznie firma poniosła dodatkowe koszty związane ze zmianą lokalizacji.
Nowoczesne biura w dobrze skomunikowanych lokalizacjach pozwalają pracownikom i klientom na wygodny dojazd, a to znacząco wpływa na komfort codziennego funkcjonowania firmy. Warto także zwrócić uwagę na infrastrukturę wokół budynku, taką jak dostępność parkingów, przystanków autobusowych czy tramwajowych, dworca, restauracji i innych usług.
Wielu przedsiębiorców podejmuje decyzję o wynajmie biura w pośpiechu, pod presją czasu lub atrakcyjnych ofert promocyjnych. To prowadzi do wyboru przestrzeni, która szybko okazuje się niedostosowana do rzeczywistych potrzeb firmy.
Na przykład dynamicznie rozwijająca się firma kreatywna działająca na rynku krajowym oraz międzynarodowym skusiła się na promocyjną ofertę wynajmu biura w atrakcyjnej lokalizacji. Niestety, po kilku miesiącach okazało się, że budynek ma przestarzałe systemy zabezpieczeń, a instalacja hydrauliczna często ulega awarii, przez co występują powtarzające się problemy systemu wodno-kanalizacyjnego . Na domiar złego pracownik recepcji budybku wykonuje pracę w nierzetelny sposób, jest niesympatyczny i nie komunikuje się w języku angielskim. W tej sytuacji koszty wizerunkowe i te związane z koniecznością napraw, oraz czas zmarnowany na zapewnienie pracownikom odpowiednich warunków do pracy przewyższyły oszczędności uzyskane dzięki atrakcyjnej ofercie wynajmu.
Aby uniknąć tego błędu, warto poświęcić czas na dokładne sprawdzenie warunków najmu, infrastruktury budynku oraz możliwości elastycznego dostosowania przestrzeni do zmieniających się potrzeb firmy.
Nie każdy na etapie wynajmu zwraca uwagę na takie kwestie jak niezawodne łącze internetowe, zabezpieczenia budynku czy dostępność sal konferencyjnych lub szkoleniowych. Tymczasem brak stabilnego i bezpiecznego Wi-Fi, przestarzałe instalacje czy niskie standardy bezpieczeństwa mogą utrudnić codzienną pracę i prowadzić do nieprzewidzianych problemów.
Firma marketingowa, która przeniosła się do odnowionej kamienicy, szybko odkryła, że internet często przerywał, a operator nie mógł zapewnić lepszej jakości usług. W efekcie firma musiała ponosić dodatkowe koszty, inwestując w alternatywne rozwiązania, by móc pracować bez opóźnień.
Bezpieczeństwo pracowników i nowoczesna infrastruktura to kluczowe elementy dobrego biura. Nowoczesne rozwiązania, takie jak kontrola dostępu do powierzchni biurowych, całodobowa ochrona budynku i stabilne i bezpieczne łącze internetowe, zapewniają komfort i spokój codziennej pracy.
Współpraca z administracją budynku jest niezwykle istotna. Codziennie coś może pojawić się jakiś problem techniczny, któremu szybko trzeba zaradzić, by nie spowalniać pracy zespołów. Nieprzyjazna administracja, długi czas reakcji na zgłaszane problemy może skutecznie utrudnić codzienne funkcjonowanie firmy i negatywnie odbić się zarówno na pracownikach jak i na produkcie czy usługach. Dlatego zanim wynajmiesz powierzchnię biurową warto sprawdzić czy dobrze rozmawia Ci się z administracją, czy są pomocni i chętni do wsparcia oraz podejmowania ciekawych inicjatyw
Pewna firma szkoleniowa wynajęła biuro w nowoczesnym kompleksie, licząc na dostęp do sal konferencyjnych i sprawną obsługę administracyjną. Niestety, każda prośba o rezerwację przestrzeni wymagała długiego procesu zatwierdzania. Podczas eventów notorycznie pojawiały się problemy techniczne z internetem, nagłośnieniem czy klimatyzacją. Administracja przyjmowała zgłoszenie, ale nie reagowała. NIeprofesjonalne zachowanie wpłynęło na płynności szkolenia i duże niezadowolenie uczestników. W efekcie biznes zaczęła tracić klientów i była zmuszona do szukania lepszego rozwiązania. Przez zaistniałą sytuację firma musiała ponownie rozpocząć poszukiwania nowego miejsca na biuro, a to czasochłonny i kosztowny proces.
Dobre relacje z administracją budynku i szybka reakcja na potrzeby najemców to kluczowe elementy udanego wynajmu. Profesjonalne zarządzanie budynkiem, wsparcie w organizacji eventów czy możliwość wynajęcia dodatkowych przestrzeni na potrzeby szkoleń lub konferencji znacząco podnosi komfort użytkowania biura. Dobre miejsce to zadowoleni klienci, którzy będą wracać i polecać Twoje usługi, a to przecież jest kluczowe w prowadzeniu firmy.
Warto dodać, że w tym artykule poruszyliśmy tylko 5 największych błędów, które mogą popełnić firmy przy wyborze biura, ale aspektów, które powinny wpływać na decyzję o wyborze przestrzeni biurowej, jest znacznie więcej. Na przykład, obsługa recepcyjna. Profesjonalna, pomocna i pogodna osoba, z którą Twój klient spotyka się jako pierwszą, ma ogromne znaczenie w budowaniu wizerunku Twojej firmy. Dlatego tak istotny jest wybór odpowiedniej osoby na to stanowisko. Niestety, najemcy biur często nie mają na to wpływu. W Starej Drukarni jesteśmy świadomi i dokładamy wszelkich starań, aby nasza obsługa recepcyjna była nie tylko pomocna i profesjonalna, ale także budowała pozytywny wizerunek firm naszych najemców już od pierwszego kontaktu z klientem.
Wybór biura to decyzja, która wpływa na efektywność i komfort pracy zespołu, zadowolenie klientów i planowanie budżetu firmy. Przemyślana aranżacja przestrzeni, dogodna lokalizacja, elastyczne warunki najmu, stabilna i bezpieczna infrastruktura oraz profesjonalna administracja to aspekty, które warto wziąć pod uwagę. Uniknięcie tych pięciu błędów pozwoli stworzyć środowisko sprzyjające zarówno rozwojowi Twojego biznesu, jak i satysfakcji pracowników.
Jednym z miejsc, który odpowiada na wszystkie potrzeby Twojej firmy i jednocześnie pomoże Ci uniknąć wyżej opisanych błędów jest Stara Drukarnia – nowoczesny biurowiec w Łodzi, zapewniający elastyczną przestrzeń biurową, bezpieczeństwo, wysokiej jakości infrastrukturę oraz profesjonalne wsparcie administracyjne. Dzięki temu firmy mogą skoncentrować się na rozwoju, mając pewność, że ich biuro odpowiada na wszystkie ich potrzeby, uwzględniając rozwój firmy i wygodę pracowników podczas codziennego wypełniania obowiązków. Jeśli szukasz nowoczesnego biura dla swojej firmy, usytuowanego w centrum Łodzi to zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem.
Dojazd do autostrady A2
Lotnisko im. S. Reymonda
